Ramai yang bertanya kepada aku mengenai prosedur Domestic Inquiry (Siasatan Dalaman) yg akan disebut DI aje lepas ni, dari side pekerja mahupun HR practitioner sendiri. Aku akan cuba berkongsi apa yang termampu menerusi mengendalikan DI sebelum ni. Harap dapat membantu.
DI mmg leceh, mmg ramai HR yang tak menyukai DI. Tak tahu plak kalau ada yang suka pada DI. Biasanya DI dibuat bagi major misconduct atau kesalahan yang boleh mendatangkan penalty yang besar. Contohnya dibuang kerja (termination), diturunkan pangkat (demotion), digantung kerja (suspension), dsb. However DI adalah sesuatu yang PERLU sebelum sesuatu tindakan disiplin serius dibuat, menandakan majikan telah mengikut prosedur yg betul sebelum mengambil tindakan. Ini kerana sebaik sahaja kes dibicarakan di mahkamah perusahaan soalan wajib yang ditanya oleh juri, “Ada buat siasatan dalaman?” “Boleh saya tengok rekod siasatan dalaman?”
Step yang perlu diikuti sebelum DI dilaksanakan:-
1st skali…. Majikan perlu mengeluarkan Surat Tunjuk Sebab (Showcause Letter).
2nd- Selepas dapat reply letter daripada pekerja, analisa jawapan yang diberi. Sekiranya tidak memuaskan hati dan banyak keraguan keluarkan satu surat Panggilan Untuk DI. Dalam surat tersebut mesti tertulis dengan jelas Tuduhan (charge) ke atas tertuduh, tarikh, masa dan tempat DI akan dijalankan. Maklumkan juga yg tertuduh boleh membawa saksi yang menyokong keterangan dia pada hari kejadian. Kegagalan dia menghadirkan diri, DI akan diteruskan secara ex-parte, dan keputusan akan dibuat oleh juri walaupun tanpa kehadiran tertuduh dan ianya muktamad.
Nota: Gantung kerja yg dibenarkan adalah 2 minggu dengan separuh gaji, baki separuh gaji perlu dipulangkan sekiranya selepas DI tertuduh didapati tidak bersalah. Sekiranya 2 minggu tidak mencukupi untuk pihak syarikat menghabiskan siasatan dan membuat persiapan DI, gantung kerja boleh dilanjutkan (dengan mengeluarkan surat lain Lanjutan Penggantungan Kerja) dengan bayaran gaji penuh kepada pekerja.
3rd – Tak perlu gantung pekerja sekiranya kehadiran beliau ke syarikat tidak memberi sebarang masalah atau kesukaran sehingga hari DI.
4th – Pegawai penyiasat boleh memulakan siasatan dengan mengumpul seberapa banyak bukti dan keterangan saksi secara bertulis sebelum hari DI. Kemudian serahkan hasil siasatan dan bukti kepada pegawai pendakwa dalam DI. Pegawai pendakwa akan menyediakan soalan dan melampirkan semua bukti-bukti yang dikumpul untuk diserahkan pada juri pada waktu DI.
5TH – Lantik 3 orang non-bias juri. Yang bermaksud juri mestilah bukan pegawai atasan atau rakan sekerja yang satu bahagian kepada tertuduh. Juri perlulah dari level eksekutif dan ke atas. Dari tiga juri tersebut, seorang darinya adalah ketua juri merangkap pengerusi (chairman) untuk DI tersebut. Kemudian lantik seorang pekerja untuk menjadi setiausaha bagi mencatit minit DI.
PROSES DI
1st - Apabila semua telah berkumpul di dalam bilik DI, pengerusi akan memulakan dengan tujuan DI diadakan, kemudian memperkenalkan diri dan panel juri. Kemudian tanyakan pada tertuduh adakah sebarang bantahan untuk masa dan tempat DI ini atau bantahan terhadap mana2 perlantikan juri?
2nd- Pengerusi bacakan dengan jelas tuduhan yang dikenakan kepada tertuduh, kemudian bertanya, adakah tertuduh mengaku bersalah? Sekiranya jawapannya “Ya,” maka juri perlu mengulang bagi jawapan tersebut dan bertanya adakah tertuduh faham tentang pengakuan tersebut yang boleh menyebabkan pihak syarikat mengambil tindakan disiplin ke atas tertuduh termasuk pembuang kerja? Tertuduh angguk atau “Ya”, maka tanyakan pada tertuduh ada apa2 yang ingin disampaikan sebelum DI ditutup? Tiada.. maka tamat DI.
3rd- Tapi sekiranya jawapannya tak mengaku bersalah, pengerusi perlu menjemput Pegawai pendakwa untuk membentangkan kes. Pendakwa boleh menjemput saksi atau mengemukakan bukti (sekiranya tiada saksi), sepanjang tempoh pendakwa bersuara saksi tidak sepatutnya mencelah, juri boleh menyoal pendakwa sehingga selesai, kemudian juri akan berkata, “Sekarang saya jemput tertuduh untuk menyoal balas saksi/ pegawai pendakwa.” Saksi boleh bertanya pada waktu sehingga puas. Jangan berhenti sehingga anda telah bertanya semua soalan, kerana selepas ni tertuduh dah tak berpeluang bertanya lagi kepada saksi pertama/ pegawai pendakwa.
4th Sekiranya ada ramai saksi, proses di atas akan diulang bermula dengan pendakwa bertanya habis, kemudian tertuduh bertanya habis, kemudian pendakwa akan bertanya kali terakhir untuk mematahkan kembali hujan tertuduh atau mengembalikan semula keyakinan saksi. Kemudian habis. Ikut giliran masing2, pendakwa dan tertuduh tak boleh menyampuk apabila giliran pihak lawan. Pengerusi berhak memberi amaran atau mengarahkan mana2 pihak yg tidak berkenaan supaya diam.
5TH- Sehingga semua saksi dipanggil, akhirnya tertuduh pula akan diminta untuk memberikan keterangan tentang kes tersebut. Pendakwa boleh terus membuat pertanyaan sehingga berpuas hati, kemudian juri pula membuat pertanyaan. Sehingga selesai kesemuanya, pengerusi akan menjemput tertuduh untuk membuat pembelaan. Tertuduh boleh membuat pembelaan diri ketika ini.
6th – Akhir sekali pendakwa perlu membuat penggulungan kes, Inilah waktu terpenting untuk pendakwa mematahkan semua hujah2 tertuduh, tetapkan pendirian anda dan katakan apa yang membuatkan anda percaya bahawa tertuduh sememangnya bersalah, impaknya kepada majikan, kenapa tindakan disiplin perlu ke atas tertuduh?
7th – Pengerusi akan menamatkan DI dan memberitahu bahawa tertuduh akan diberitahu mengenai keputusan rasmi mengenai kes beliau dalam tempoh beberapa hari.
NOTA: Sepanjang DI berlangsung bermula dengan pembukaan oleh pengerusi sehingga ke bersurai, setiap patah perkataan perlu ditulis di dalam minit DI dalam bentuk dialog oleh setiausaha. Adakalanya ia bukan berbentuk kata2, tetapi ia boleh jadi (tertuduh mengangguk kepala berkali2) (tertuduh menggelengkan kepala) (tertuduh menghentak meja) (tertuduh menunjukkan bagaimana dia duduk ketika kejadian tersebut dengan menyilangkan kaki dan bersandar) dan macam2 lagi. Minit ini sangat penting kerana ia perlu dibaca dan ditandatangani oleh 3 juri, pendakwa dan tertuduh (di setiap muka surat) bagi mengakui segala butiran percakapan yang ditulis adalah benar. (sebaik2nya dalam 2-3 hari sebaik habis DI, minit perlu disiapkan dan ditandatangani oleh setiap orang yg disebutkan di atas). Jadi bayangkan betapa tebalnya minit DI sekiranya DI berlangsung selama 4 jam atau lebih.. yang menaip lagi semput.
SELEPAS DI
1- Dalam tempoh seminggu pihak juri perlu membuat keputusan bersama dan menulis surat kepada CEO/ MD/ PENGERUSI mengenai keputusan mereka, kenapa dan saranan hukuman. CEO/ MD/ PENGERUSI syarikat akan membuat keputusan hukuman yang patut dijatuhkan (mengambil kira pendapat HR advisor/ practitioner) dan menandatangani persetujuan tersebut.
2- Surat akan diserahkan kepada pihak HR. HR akan menyediakan surat kepada tertuduh bagi memaklumkan mengenai keputusan dan hukuman yang dijatuhkan kepada tertuduh dan bila ia akan berkuatkuasa. HR akan menyerahkan surat kepada tertuduh dan tertuduh perlu menandatangani penerimaan surat tersebut.
Jadi bayangkanlah berapa banyak dokumen yang ada untuk DI ni? Banyakkan? Setiap dokumen perlu disimpan dengan baik untuk persediaan sekiranya tertuduh mengfailkan kes ke JPP.
Posts
26 Kata Mereka...:
Vic> Selamat bercuti ke Kemboja (agak saja..he...)
Satu soalan: sewaktu DI boleh tak OKT bawa saksi luar contohnya Doktor yang memberi cuti sakit
soalan seterusnya:
pekerja tu ponteng tanpa sebab 2 hari berturut2, kemudia selang 2 minggu ponteng lagi 2 hari berturu2. Apakah tindakan yang perlu kita ambil.
Adakah potong cuti tahunan dia kah atau potong gaji harian
soalan ke 3:
Boleh tak Pegawai Penyiasat dipanggil sebagai saksi
Pandainya..
Soalan pertama: Tak perlu..
Tapi tertuduh boleh membawa surat sokongan daripada doktor tersebut. Biasanya orang luar dilarang masuk ke bilik DI kecuali rakan sekerja yg melihat kejadian ataupun wakil daripada Union. Selain daripada orang2 di atas tidak dibenarkan, termasuklah wakil guaman ataupun penasihat tidak rasmi.
Soalan ke-2; adakah tanpa maklumkan pihak syarikat?
Kalau tanpa maklum pihak syarikat, jangan benarkan dia masuk kerja pada hari ketiga, minta tunggi di kantin. HR akan turun bertanya sebab ketidakhadiran, minta bukti dan tanpa surat sokongan dan alasan yang munasabah pihak HR boleh meminta pekerja tersebut pulang ke rumah. Hantarkan absconded letter ke alamat rumahnya memberitahu bahawa dia telah melanggar kontrak pekerjaan sekaligus memberhentikan dirinya sendiri dari pihak syarikat.
Tetapi kalau dia mempunyai sebab yg munasabah pihak syarikat perlu memberi pengecualian ataupun mengenakan tindakan disiplin yang lebih toleransi sedikit, seperti warning letter.
Soalan ke-3. Jawapannya boleh.
TQ Vic....
Vic>
diwaktu bilakah minit DI itu perlu ditandatangani oleh OKT, pendakwa dan tertuduh. Samaada sebaik saja selesai DI atau 2,3 hari setelah siap minit secara sempurna.
Sekiranya 2,3, hari setelah minit DI siap, bagaimana sekiranya OKT tidak bersetuju dengan isi kandungan dan tak mahu tandatangan
Azmi,
Minit mengambil masa untuk disiapkan. Sebaik2nya ia perlu disiapkan dalam tempoh 3 hari selepas DI dan sebelum keputusan dikeluarkan. Minit yang telah sempurna itulah yg perlu ditandatangani oleh semua. Bahagian bawah tertulis, Disediakan oleh: tandatangan setiausaha DI, Tandatangan 3 panel juri (termasuk pengerusi), tandatangan pegawai pendakwa, dan tertuduh (saksi dan wakil union tidak perlu).
Tujuan tandatangan adalah bersetuju dengan kandungan minit DI tersebut. Tertuduh juga wajib tandatangan minit tersebut dan sekiranya dia enggan bermakna dia tidak bersetuju dengan isi kandungan minit tersebut dan dia perlu menyatakan bahagian yg mana beliau tidak bersetuju. Bagi muka surat yg tiada masalah, tertuduh masih perlu menandatanganinya.
TQ sekali lagi hehe...
Sy ada 2 soalan;
1. Sekiranya DI telah dijalankan pd Julai 2010 dan telah ditangguhkan, bolehkah DI tersebut disambung semula pd tahun 2011 (iaitu selepas setahun kemudian)
2. DI tersebut melibatkan 5 orang(pertuduhan sama), bolehkan DI yg disambung semula itu dibuat berperingkat, contohnya buat DI utk 2 org dahulu, selepas tu buat DI utk 3 orang pula(hari berlainan).
T kasih
DI biasanya dilakukan dalam tempoh sehari melainkan disebabkan proses terlalu panjang, maka ia akan disambung semula keesokan harinya, tetapi amat jarang perkara seumpama ini berlaku.
Seperti tindakan disiplin yang didiamkan oleh majikan, DI juga sekiranya tiada sebarang tindakan susulan ia boleh dianggap condonation (pengampunan) oleh pihak syarikat.
Itulah pentingnya surat panggilan DI yang dihantar kepada tertuduh, meminta dia bersetuju dengan tarikh dan waktu serta mengemukakan semua saksi pada hari tersebut. Sekiranya saksi atau tertuduh tidak dapat hadir pada tarikh yang ditetapkan, tertuduh boleh memohon untuk ditukarkan DI pada hari lain tapi tidaklah sampai setahun lamanya.
DI bukan mahkamah sivil, kerana itu peguam pun tidak dibenarkan masuk ke dalam DI. Jadi kenapa pula perlu ada penangguhan kes sampai memakan masa yang terlalu lama macam mahkamah sivil? :)
vic/Diana, saya tertarik dgn artikel ni. boleh saya tau akta/peraturan mana yg specify DI process ni?
dan keperluan gantung kerja sebelum/sewaktu DI tidak diwajibkan law kan? maknanya up to majikan's discretion, perlu atau tak digantung tugas? Diharap boleh membantu.
Terima kasih soo much!
Proses DI perlu dipelajari sendiri oleh majikan melalui kursus2 yang disediakan oleh pihak luar. Kalau tak mampu hantar kursus boleh dapatkan khidmat nasihat bagi proses DI melalui jabatan buruh, JPP mahupun kesatuan2 majikan.
DI yang melalui prosedur dan proses yang baik menunjukkan HR mempunyai ilmu mengenai hak-hak majikan dan pekerja dan betapa seriusnya majikan dalam menananggani masalah pelanggaran disiplin di tempat kerja.
Benar, penggantungan kerja semasa DI bukanlah satu perkara wajib. Ia bergantung kepada majikan itu sendiri samaada mereka rasa ada keperluan atau tidak menggantung pekerja tersebut semasa investigation dibuat.
Soalan Saya
Selepas show cause letter.
Boleh kah saya terus issue final warning atas kesalahan yang berulang tanpa melalui DI yang mana menyatakan sekiranya ianya berlaku syarikat berhak menamatkan perkhidmatan serta merta tanpa notis.
Sebabnya sebelum ini kami hanya membuat DI pada kes pecah amanah.
Bukannya kes kehadiran dan lewat hadir dengan sengaja.
Jawapannya boleh. Tapi sekiranya anda terpaksa memberhentikan perkhidmatannya atas kesalahan berulang yang sama selepas final warning dikeluarkan, anda perlu membuat DI terlebih dahulu.
Salam Vic/ Diana
Saya sedang menjalankan satu DI yg disebabkan oleh pecah amanah oleh salah seorang admin HR. Beliau telah digantungkan kerja selama 2 minggu atas arahan Pengarah syarikat.
Surat penggantungan telah saya keluarkan dan tertuduh telah pun menulis surat rayuan dan mengaku kesalahan tersebut. Mengikut pegawai di pejabat buruh, DI tidak perlu dilakukan memandangkan tertuduh sudahpun mengaku dan keputusan terletak di tangan pihak majikan. Walaubagaimanapun, saya juga telah mengeluarkan satu surat meminta penjelasan mengapa kesalahan itu dilalukan.
Soalan saya, apakah tindakan saya yg seterusnya? Perlukah tertuduh dihadap depan panel ataupun cukup dengan berjumpa dgn pihak majikan sahaja.
terima kasih
Salam,
Walaupun tertuduh telah mengaku kesalahannya, adalah lebih baik DI dijalankan sebelum sebarang tindakan disiplin diambil ke atas beliau. Ini adalah sekiranya tertuduh membuat laporan selepas pembuangannya (kerana pecah amanah adalah kes berat - tertuduh boleh dibuang kerja sekiranya didapati bersalah) sekurang2nya pihak syarikat dapat membuktikan bahawa tertuduh telah diberi peluang membuat pembelaan diri dan menjelaskan kedudukannya sebelum tindakan diambil terhadap beliau.
Bagi tertuduh yang mengaku bersalah DI adalah sangat pendek, (saya telah tunjukkan bagaimana DI bagi tertuduh yang mengaku bersalah). Walaupun DI dianggap rumit dan mebebankan namun ia adalah shield terkuat untuk majikan mengatakan bahawa "Saya telah mengambil tindakan disiplin mengikut prosedur yang betul."
salam..
saya sebenarnya agak keliru dengan prosedur DI. Soalan saya:
1)Bolehkah majikan mengeluarkan surat amaran sebelum show cause letter dikeluarkan?
2)Bolehkan surat tunjuk sebab dan surat amaran dkeluarkan serentak?Maksud saya HR keluarkan surat tunjuk sebab, show cause letter & tertuduh digantung kerja serta merta dengan tarikh surat dikeluarkan..
1)Bolehkah majikan mengeluarkan surat amaran sebelum show cause letter dikeluarkan?
Untuk kesalahan yang kecil seperti kekerapan datang lambat, tidak hadir tanpa memberitahu pihak syarikat (absent) tanpa sebab yang munasabah, kebiasaannya pihak syarikat tidak mengeluarkan showcause tetapi terus dengan 'warning letter'.
2)Bolehkan surat tunjuk sebab dan surat amaran dkeluarkan serentak?Maksud saya HR keluarkan surat tunjuk sebab, show cause letter & tertuduh digantung kerja serta merta dengan tarikh surat dikeluarkan..
Adalah agak tidak kena apabila showcause dan warning letter dikeluarkan serentak. Showcause dikeluarkan untuk mengetahui sebab musabab sesuatu salahlaku dilakukan. Apa gunanya showcause dikeluarkan sekiranya hukuman (warning letter) sudah dijatuhkan??
Namun Showcause Letter dan surat gantung kerja boleh dikeluarkan serentak. Gantung kerja ini adalah bagi tujuan siasatan dilakukan yang mana syarikat mungkin berpendapat sekiranya pekerja ada di dalam premis syarikat, ia akan mengganggu proses siasatan dan bukan Gantung Kerja sebagai (hukuman) punishment hasil terbukti bersalah dalam DI.
Salam.
Saya nak tanya, bolehkan notis siasatan dalaman dikeluarkan tanpa mengeluarkan s/cause kerana pekerja didapati positif dadah/ganja semasa ujian saringan air kencing oleh AADK/Majikan. 2 minggu penggantungan juga dikenakan sebelum DI disempurnakan.
Jawapannya boleh. pendapat sy majikan berbuat begitu kerana tidak mahu membuang masa dan percaya bukti yg berada di tangan adalah cukup kuat untuk mendakwa kesalahan tersebut. Namun majikan harus bijak membuktikan yang pekerja diberi tempoh yang reasonable dan peluang untuk membela diri atau menjelaskan perkara sebenar kepada majikan.
Salam,
Soalan 1:Boleh kah majikan melaporkan satu kes pecah amanah kepada pihak polis terhadap pekerjanya tanpa membuat di,pekerja tersebut telah berhenti kerja 3 bulan lepas sebelum membuat laporan tersebut?
Bagi major misconduct, biasanya memang report polis dibuat terlebih dahulu barulah DI diadakan. Contohnya seperti kes dadah, gaduh dalam premis kerja, pecah amanah, pemalsuan dokumen dan sebagainya.
Keliru dengan pekerja telah berhenti 3 bulan lepas, jadi apa perlunya DI? DI dibuat untuk pekerja, bagi menentukan bersalah atau tidak hukuman yg akan dikenakan ke atas pekerja tersebut. Kalau sudah bukan pekerja, jadi apa perlunya DI?
Salam...
Soalan saya,
1. Apakah yang perlu ada dalam helaian keputusan panel untuk dimajukan kepada pihak pengurusan setelah DI diadakan.
2. Bolehkah penggantungan dilanjutkan selepas DI selesai diadakan (untuk menuggu keputusan muktamad pihak pengurusan).
Salam Marina,
Surat yang dimajukan kepada Top Management oleh panel juri adalah butiran ringkas, findings dan keputusan sepakat panel juri saamada tertuduh bersalah atau tidak. Dalam surat tersebut juga boleh mengandungi cadangan punishment.
Harus diingat, keputusan panel juri (salah / tidak bersalah)tidak boleh diubah oleh sesiapa pun termasuk Top Management sendiri tetapi jenis hukuman yg akan dikenakan boleh diubah.
Soalan ke-2 boleh, sekiranya penggantungan melebih 2 minggu dengan separuh gaji telah berkahir tetapi pihak majikan masih ingin menggantung pekerja tersebut sementara menunggu DI atau keputusan DI dibuat - majikan boleh menggantung pekerja itu lagi dengan gaji penuh.
Post a Comment