Domestic Inquiry Procedures / Proses Siasatan Dalaman.

Ramai yang bertanya kepada aku mengenai prosedur Domestic Inquiry (Siasatan Dalaman) yg akan disebut DI aje lepas ni, dari side pekerja mahupun HR practitioner sendiri. Aku akan cuba berkongsi apa yang termampu menerusi mengendalikan DI sebelum ni. Harap dapat membantu.

DI mmg leceh, mmg ramai HR yang tak menyukai DI. Tak tahu plak kalau ada yang suka pada DI. Biasanya DI dibuat bagi major misconduct atau kesalahan yang boleh mendatangkan penalty yang besar. Contohnya dibuang kerja (termination), diturunkan pangkat (demotion), digantung kerja (suspension), dsb. However DI adalah sesuatu yang PERLU sebelum sesuatu tindakan disiplin serius dibuat, menandakan majikan telah mengikut prosedur yg betul sebelum mengambil tindakan. Ini kerana sebaik sahaja kes dibicarakan di mahkamah perusahaan soalan wajib yang ditanya oleh juri, “Ada buat siasatan dalaman?” “Boleh saya tengok rekod siasatan dalaman?”

Step yang perlu diikuti sebelum DI dilaksanakan:-

1^st skali…. Majikan perlu mengeluarkan Surat Tunjuk Sebab (Showcause Letter).

2^nd- Selepas dapat reply letter daripada pekerja, analisa jawapan yang diberi. Sekiranya tidak memuaskan hati dan banyak keraguan keluarkan satu surat Panggilan Untuk DI. Dalam surat tersebut mesti tertulis dengan jelas Tuduhan (charge) ke atas tertuduh, tarikh, masa dan tempat DI akan dijalankan. Maklumkan juga yg tertuduh boleh membawa saksi yang menyokong keterangan dia pada hari kejadian. Kegagalan dia menghadirkan diri, DI akan diteruskan secara ex-parte, dan keputusan akan dibuat oleh juri walaupun tanpa kehadiran tertuduh dan ianya muktamad.

Nota: Gantung kerja yg dibenarkan adalah 2 minggu dengan separuh gaji, baki separuh gaji perlu dipulangkan sekiranya selepas DI tertuduh didapati tidak bersalah. Sekiranya 2 minggu tidak mencukupi untuk pihak syarikat menghabiskan siasatan dan membuat persiapan DI, gantung kerja boleh dilanjutkan (dengan mengeluarkan surat lain Lanjutan Penggantungan Kerja) dengan bayaran gaji penuh kepada pekerja.

3^rd – Tak perlu gantung pekerja sekiranya kehadiran beliau ke syarikat tidak memberi sebarang masalah atau kesukaran sehingga hari DI.

4^th – Pegawai penyiasat boleh memulakan siasatan dengan mengumpul seberapa banyak bukti dan keterangan saksi secara bertulis sebelum hari DI. Kemudian serahkan hasil siasatan dan bukti kepada pegawai pendakwa dalam DI. Pegawai pendakwa akan menyediakan soalan dan melampirkan semua bukti-bukti yang dikumpul untuk diserahkan pada juri pada waktu DI.

5^TH – Lantik 3 orang non-bias juri. Yang bermaksud juri mestilah bukan pegawai atasan atau rakan sekerja yang satu bahagian kepada tertuduh. Juri perlulah dari level eksekutif dan ke atas. Dari tiga juri tersebut, seorang darinya adalah ketua juri merangkap pengerusi (chairman) untuk DI tersebut. Kemudian lantik seorang pekerja untuk menjadi setiausaha bagi mencatit minit DI.

PROSES DI

1^st - Apabila semua telah berkumpul di dalam bilik DI, pengerusi akan memulakan dengan tujuan DI diadakan, kemudian memperkenalkan diri dan panel juri. Kemudian tanyakan pada tertuduh adakah sebarang bantahan untuk masa dan tempat DI ini atau bantahan terhadap mana2 perlantikan juri?

2^nd- Pengerusi bacakan dengan jelas tuduhan yang dikenakan kepada tertuduh, kemudian bertanya, adakah tertuduh mengaku bersalah? Sekiranya jawapannya “Ya,” maka juri perlu mengulang bagi jawapan tersebut dan bertanya adakah tertuduh faham tentang pengakuan tersebut yang boleh menyebabkan pihak syarikat mengambil tindakan disiplin ke atas tertuduh termasuk pembuang kerja? Tertuduh angguk atau “Ya”, maka tanyakan pada tertuduh ada apa2 yang ingin disampaikan sebelum DI ditutup? Tiada.. maka tamat DI.

3^rd- Tapi sekiranya jawapannya tak mengaku bersalah, pengerusi perlu menjemput Pegawai pendakwa untuk membentangkan kes. Pendakwa boleh menjemput saksi atau mengemukakan bukti (sekiranya tiada saksi), sepanjang tempoh pendakwa bersuara saksi tidak sepatutnya mencelah, juri boleh menyoal pendakwa sehingga selesai, kemudian juri akan berkata, “Sekarang saya jemput tertuduh untuk menyoal balas saksi/ pegawai pendakwa.” Saksi boleh bertanya pada waktu sehingga puas. Jangan berhenti sehingga anda telah bertanya semua soalan, kerana selepas ni tertuduh dah tak berpeluang bertanya lagi kepada saksi pertama/ pegawai pendakwa.

4^th Sekiranya ada ramai saksi, proses di atas akan diulang bermula dengan pendakwa bertanya habis, kemudian tertuduh bertanya habis, kemudian pendakwa akan bertanya kali terakhir untuk mematahkan kembali hujan tertuduh atau mengembalikan semula keyakinan saksi. Kemudian habis. Ikut giliran masing2, pendakwa dan tertuduh tak boleh menyampuk apabila giliran pihak lawan. Pengerusi berhak memberi amaran atau mengarahkan mana2 pihak yg tidak berkenaan supaya diam.

5^TH- Sehingga semua saksi dipanggil, akhirnya tertuduh pula akan diminta untuk memberikan keterangan tentang kes tersebut. Pendakwa boleh terus membuat pertanyaan sehingga berpuas hati, kemudian juri pula membuat pertanyaan. Sehingga selesai kesemuanya, pengerusi akan menjemput tertuduh untuk membuat pembelaan. Tertuduh boleh membuat pembelaan diri ketika ini.

6^th – Akhir sekali pendakwa perlu membuat penggulungan kes, Inilah waktu terpenting untuk pendakwa mematahkan semua hujah2 tertuduh, tetapkan pendirian anda dan katakan apa yang membuatkan anda percaya bahawa tertuduh sememangnya bersalah, impaknya kepada majikan, kenapa tindakan disiplin perlu ke atas tertuduh?

7^th – Pengerusi akan menamatkan DI dan memberitahu bahawa tertuduh akan diberitahu mengenai keputusan rasmi mengenai kes beliau dalam tempoh beberapa hari.

NOTA: Sepanjang DI berlangsung bermula dengan pembukaan oleh pengerusi sehingga ke bersurai, setiap patah perkataan perlu ditulis di dalam minit DI dalam bentuk dialog oleh setiausaha. Adakalanya ia bukan berbentuk kata2, tetapi ia boleh jadi (tertuduh mengangguk kepala berkali2) (tertuduh menggelengkan kepala) (tertuduh menghentak meja) (tertuduh menunjukkan bagaimana dia duduk ketika kejadian tersebut dengan menyilangkan kaki dan bersandar) dan macam2 lagi. Minit ini sangat penting kerana ia perlu dibaca dan ditandatangani oleh 3 juri, pendakwa dan tertuduh (di setiap muka surat) bagi mengakui segala butiran percakapan yang ditulis adalah benar. (sebaik2nya dalam 2-3 hari sebaik habis DI, minit perlu disiapkan dan ditandatangani oleh setiap orang yg disebutkan di atas). Jadi bayangkan betapa tebalnya minit DI sekiranya DI berlangsung selama 4 jam atau lebih.. yang menaip lagi semput.

SELEPAS DI

1- Dalam tempoh seminggu pihak juri perlu membuat keputusan bersama dan menulis surat kepada CEO/ MD/ PENGERUSI mengenai keputusan mereka, kenapa dan saranan hukuman. CEO/ MD/ PENGERUSI syarikat akan membuat keputusan hukuman yang patut dijatuhkan (mengambil kira pendapat HR advisor/ practitioner) dan menandatangani persetujuan tersebut.

2- Surat akan diserahkan kepada pihak HR. HR akan menyediakan surat kepada tertuduh bagi memaklumkan mengenai keputusan dan hukuman yang dijatuhkan kepada tertuduh dan bila ia akan berkuatkuasa. HR akan menyerahkan surat kepada tertuduh dan tertuduh perlu menandatangani penerimaan surat tersebut.

Jadi bayangkanlah berapa banyak dokumen yang ada untuk DI ni? Banyakkan? Setiap dokumen perlu disimpan dengan baik untuk persediaan sekiranya tertuduh mengfailkan kes ke JPP.